Mini-guia d'estil dels correus electrònics

01/01/2000

Mini-guia d'estil dels correus electrònics

Quatre consells que convé tindre en compte a l'hora d'enviar correus electrònics.

Normes d'estil en el correu electrònic

Aquest document intenta oferir una sèrie de recomanacions bàsiques a l'hora d'enviar i rebre correu electrònic. Acceptar aquestes senzilles normes garantirà l'èxit en l'intercanvi de correu electrònic amb la resta d'usuaris d'Internet.

Pensar en el destinatari del missatge

Abans d'enviar un missatge no només heu de meditar el contingut, sinó pensar en el destinatari o els destinataris, cas d'una llista de distribució. És a dir, no inclogueu missatges adjunts (attachments) si no esteu segurs que el receptor ho pot visualitzar.

Cal tenir en compte que no tots els usuaris utilitzen el mateix client (programa) de correu electrònic ni el mateix sistema operatiu.

Per tant, no utilitzeu formats o codificacions propis en els missatges, sinó els compatibles d'Internet, sobretot els formats i codificacions estàndard MIME.

Intenteu NO enviar missatges adjunts binaris (gif, jpg, zip...) a llistes de distribució; Internet ofereix altre tipus d'aplicacions per intercanviar informació d'aquest estil.

És aconsellable posar-se en contacte amb el destinatari abans d'enviar un missatge que no sigui text, per exemple, si voleu enviar un fitxer Word hauríeu de preguntar-li alguna cosa així com:

"Vaig a enviar-te un text escrit en Word 6 o superior i codificat amb MIME. Estàs preparat?"

S'haurà de desactivar qualsevol opció que per defecte enviï els missatges en format HTML tal i com implementen alguns paquets de correu electrònic.

Respondre correu

Abans de contestar un missatge personal o a través d'una llista cal tenir en compte els següents punts:

La cita completa del missatge anterior que esteu replicant és totalment INNECESSÀRIA, només cal citar el que es contestarà i el que sigui imprescindible per a entendre el context del missatge.

En fòrums de discussió és necessari explicitar a qui s'està contestant, sobre quin tema, i en quin moment de la conversa. Heu de tenir en compte que algunes vegades la Xarxa pot produir males passades i ocasionar retards en el lliurament de missatges amb la qual cosa la seqüència de recepció es pot perdre.

Abans de contestar a un missatge d'una forma visceral, és convenient fer una pausa i deixar-ho per a un altre moment.

Signatures automàtiques

És interessant la incorporació de signatures automàtiques amb informació addicional. Les signatures han de ser el més concises possible encara que potser més de 10 línies comencen a ser molestes. No cal dir que les signatures no han de ser fitxers annexes.

És molt interessant que a la signatura la primera línia sigui -- (dos guions), són caràcters entesos per molts servidors automàtics (servidors de llistes, etc.) com el començament de la signatura. Així, per exemple, una signatura podria ser:

        --
        Margarita Pía
        Responsable de Comunicaciones de la T.I.A.

Mida dels missatges

Cal tenir cura amb la mida dels missatges. Incloure llargs fitxers Word, Postcript o programes, pot fer el vostre missatge tan llarg que tingui problemes de recepció, així com consum de recursos innecessaris al receptor del missatge.

Les aplicacions Internet cal conèixer-les i utilitzar cadascuna d'elles per a la finalitat que foren dissenyades. El correu electrònic ha de ser utilitzat amb mides de missatges moderats, ja que per a mides grans és més útil fer servir FTP.

Altres consells

La incorporació de frases amb lletres majúscules en un missatge indica que està cridant.

Utilitzeu símbols per emfasitzar paraules o frases. Podeu utilitzar el símbol * per a dir *això és molt important* o _remarcar això altre_

Utilitzeu "smileys" per a indicar el to de veu. Però feu-los servir amb mesura.

Ompliu el camp Subject: amb una frase curta i descriptiva del contingut del missatge.

Informació extractada del document publicat a http://www.xtec.es/at_usuari/correu/estil/index.htm