OpenOffice (Correspondències amb Word, Formats, Decrets, Correu en sèrie, Canviar l'idioma).

16/05/2005

Openoffice

L'Openoffice és un paquet ofimàtic que consta d'un processador de textos (Write), un gestor de fulls de càlcul (Calc), un generador de presentacions (Impress) i un programa de dibuix (Draw).

Correspondències Word - Openoffice

Formats a l'hora d'intercanviar documents

És molt important posar cura a l'hora d'escollir en quin format generem el nostres documents per permetre que tot el món puga accedir a la informació sense imposar cap restricció als usuaris d'altres programes o sistemes. Dit això, ací teniu una sèrie de recomanacions que heu de tenir en compte, a l'hora de generar la informació i de sol·licitar-la:

1. Per als documents que el receptor no ha de modificar és recomanable utilitzar el format pdf.

2. Per als documents que han de ser modificats pel receptor és recomanable utilitzar el format rtf.

3. Si els receptors utilitzen l'Openoffice, és recomanable utilitzar el format nadiu de l'Openoffice, sxw.

No obstant aquestes recomanacions, si l'emissor i el receptor us fiqueu d'acord, podeu emprar altres formats d'intercanvi.

Conversió de MS Word a OpenOffice

El millor mètode per migrar de manera suau del format MS Word a OpenOffice consisteix en obrir en format nadiu (MS Word) el document amb el qual es vulga treballar per després desar-lo en format OpenOffice i esborrar l'antic.

També és aconsellable defugir dels noms llargs, amb espais i accents. Aprofitant el canvi, pagaria la pena que re-anomenareu els documents amb noms més curts, sense espais (podeu canviar-los pel guió o pel subratllat), sense accents i només amb minúscules. No és obligatori però sí recomanable.

Decrets

Per exportar decrets i resums de decrets des de l'Openoffice haureu de fer el següent:

• Els decrets els haureu de desar amb format OpenOffice (.sxw) a la carpeta "grups/ajuntament/decrets"

• Els resums els haureu de desar amb format Openoffice (.sxw) a la carpeta "grups/ajuntament/resums-decrets"

• El criteri a l'hora d'anomenar els arxius serà el següent:

Exemple: Decret d'urbanisme de data 6 d'octubre de 2004

Nom de l'arxiu: urb.04.10.06.01.doc

• Per fer-ho heu d'utilitzar les plantilles "Decrets" per als decrets i un document en blanc per als resums.

Correu en sèrie

Per generar documents en sèrie a partir d'una font de dades, heu de fer el següent:

1 - Crear una font de dades

• Creeu un full de càlcul amb Openoffice Calc i inseriu les dades.

• Eines --> Fonts de dades --> Font de dades nova

Nom: ''Nom de la font de dades''

Tipus de base de dades: Full de càlcul

URL de la font de dades: ''Localitzar el full de càlcul que heu creat prèviament''

2 - Utilitzar una font de dades prèviament creada

• Insereix --> Camps --> Altres --> Seleccioneu els camps que voleu utilitzar de la font de dades i polseu insereix.

• Redactar el document en qüestió.

• Fitxer --> Imprimeix

• El vostre document conté camps d'adreces de bases de dades. Voleu imprimir una carta de formulari? Sí

Canviar l'idioma d'un document

Per canviar l'idioma de tot un document heu de fer el següent:

Format --> Estils --> Catàleg --> Per defecte --> Modifica --> Tipus de lletra --> Triar l'dioma --> D'acord

Desar un document en format “PDF”

El format de documents portàtils (en anglès: “Portable Document Format”), es una ferramenta pública amb estàndard mundial, utilitzada per a una distribució i intercanvi segurs i fiables de documents electrònics.

Per a desar un document d'Open Office en format *.pdf, obriu-lo i feu el següent:

'Fitxer' -> 'Exporta a PDF' -> Trieu el lloc on voleu desar-lo i el nom que li posareu al document -> 'Exporta'

(Recordeu que per a llegir un arxiu del tipus PDF, cal de utilitzeu un programa adient com el 'Acrobat Reader' o el 'Visor PS/PDF')