Mètode d'emmagatzemar les Actes (Ple, Junta Govern, Comissions...)

16/05/2005

Mètode d'emmagatzemar les Actes

L'actual procediment per a l'emmagatzematge de les diferents actes (de Ple, de Junta de Govern, de Comissió Informativa,...) que s'elaboren a l'Ajuntament, es el que us resumim a continuació.

L'objectiu és facilitar l'accés i la localització d'aquesta documentació. Per això, s'ha dissenyat una estructura de directoris i un procediment per guardar els arxius comuns per a tots. Amb açò es pretén, també, disminuir el temps que cal destinar per fer arribar les actes als seus destinataris; reduir l'ocupació d'espai d'emmagatzemament en evitar l'enviament dels arxius a cada usuari o departament mitjançant el correu electrònic; i garantir la coherència de la informació de les actes en haver una única versió de cada acta.

----------------------------------------

- Estructura de directoris -

----------------------------------------

Les actes s'hauran de desar al Quercux sota la següent estructura:

- Entorno de red: (per a usuaris de Windows)

//quercux/grups/ajuntament/actes

.

|-- comissio-escolaritzacio
|   |-- primaria
|   |   `-- 2005
|   |       |-- castella
|   |       `-- valencia
|   `-- secundaria
|       `-- 2005
|           |-- castella
|           `-- valencia
|-- comissio-festes
|   `-- 2005
|       |-- castella
|       `-- valencia
|-- comissio-informativa
|   |-- contractacio
|   |   `-- 2005
|   |       |-- castella
|   |       `-- valencia
|   |-- cultura-esports-benestar-social
|   |   `-- 2005
|   |       |-- castella
|   |       `-- valencia
|   |-- economia-hisenda
|   |   `-- 2005
|   |       |-- castella
|   |       `-- valencia
|   |-- governacio
|   |   `-- 2005
|   |       |-- castella
|   |       `-- valencia
|   |-- medi-ambient-participacio-ciutadana
|   |   `-- 2005
|   |       |-- castella
|   |       `-- valencia
|   `-- urbanisme
|       `-- 2005
|           |-- castella
|           `-- valencia
|-- consell-benestar-social
|   `-- 2005
|       |-- castella
|       `-- valencia
|-- consell-turisme
|   `-- 2005
|       |-- castella
|       `-- valencia
|-- junta-govern
|   `-- 2005
|       |-- castella
|       `-- valencia
`-- ple
    `-- 2005
        |-- castella
        `-- valencia

-------------------------------------------

- Assignació de nom a l'acta -

-------------------------------------------

Seguint un criteri similar a l'emprat per donar nom als decrets, a l'hora d'anomenar els arxius d'actes es seguirà el següent mètode:

aa.mm.dd.nn.ext

aa = any (dos xifres)

mm = mes (2 xifres)

dd = dia (dos xifres)

nn = número de l'acta dins del dia (2 xifres, normalment serà 01)

ext= extensio que deixa per defecte el processador de textos (doc o sxw)

Exemple:

l'acta de 24 de juny de 2004 de la comissió informativa d'urbanisme feta en castellà redactada amb el Word tindrà el següent nom: 04.06.24.01.doc

i s'haurà de guardar al directori:

//quercux/home/grups/ajuntament/actes/comissio-informativa/urbanisme/2004/castella

------------------------------------

- Usuaris d'OpenOffice -

------------------------------------

En el cas d'actes redactades amb l'OpenOffice i que previsiblement hagen de ser consultades per usuaris de Word (per exemple, actes de Ple i Junta de Govern), caldrà emmagatzemar-les en el format "Microsoft Word 95 (.doc)" a més del format nadiu "Document de text de l'OpenOffice.org (.sxw)"

-----------------------------

- Accés a les actes -

-----------------------------

Tots els treballadors podrem llegir les actes guardades en l'estructura exposada abans.

Però només el propietari de l'acta, és a dir, l'usuari que l'ha guardada, podrà modificar-la i/o elimininar-la.