Mètode d'emmagatzemar les Actes (Ple, Junta Govern, Comissions...)
16/05/2005
Mètode d'emmagatzemar les Actes
L'actual procediment per a l'emmagatzematge de les diferents actes (de Ple, de Junta de Govern, de Comissió Informativa,...) que s'elaboren a l'Ajuntament, es el que us resumim a continuació.
L'objectiu és facilitar l'accés i la localització d'aquesta documentació. Per això, s'ha dissenyat una estructura de directoris i un procediment per guardar els arxius comuns per a tots. Amb açò es pretén, també, disminuir el temps que cal destinar per fer arribar les actes als seus destinataris; reduir l'ocupació d'espai d'emmagatzemament en evitar l'enviament dels arxius a cada usuari o departament mitjançant el correu electrònic; i garantir la coherència de la informació de les actes en haver una única versió de cada acta.
----------------------------------------
- Estructura de directoris -
----------------------------------------
Les actes s'hauran de desar al Quercux sota la següent estructura:
- Entorno de red: (per a usuaris de Windows)
//quercux/grups/ajuntament/actes
.
|-- comissio-escolaritzacio | |-- primaria | | `-- 2005 | | |-- castella | | `-- valencia | `-- secundaria | `-- 2005 | |-- castella | `-- valencia |-- comissio-festes | `-- 2005 | |-- castella | `-- valencia |-- comissio-informativa | |-- contractacio | | `-- 2005 | | |-- castella | | `-- valencia | |-- cultura-esports-benestar-social | | `-- 2005 | | |-- castella | | `-- valencia | |-- economia-hisenda | | `-- 2005 | | |-- castella | | `-- valencia | |-- governacio | | `-- 2005 | | |-- castella | | `-- valencia | |-- medi-ambient-participacio-ciutadana | | `-- 2005 | | |-- castella | | `-- valencia | `-- urbanisme | `-- 2005 | |-- castella | `-- valencia |-- consell-benestar-social | `-- 2005 | |-- castella | `-- valencia |-- consell-turisme | `-- 2005 | |-- castella | `-- valencia |-- junta-govern | `-- 2005 | |-- castella | `-- valencia `-- ple `-- 2005 |-- castella `-- valencia
-------------------------------------------
- Assignació de nom a l'acta -
-------------------------------------------
Seguint un criteri similar a l'emprat per donar nom als decrets, a l'hora d'anomenar els arxius d'actes es seguirà el següent mètode:
aa.mm.dd.nn.ext
aa = any (dos xifres)
mm = mes (2 xifres)
dd = dia (dos xifres)
nn = número de l'acta dins del dia (2 xifres, normalment serà 01)
ext= extensio que deixa per defecte el processador de textos (doc o sxw)
Exemple:
l'acta de 24 de juny de 2004 de la comissió informativa d'urbanisme feta en castellà redactada amb el Word tindrà el següent nom: 04.06.24.01.doc
i s'haurà de guardar al directori:
//quercux/home/grups/ajuntament/actes/comissio-informativa/urbanisme/2004/castella
------------------------------------
- Usuaris d'OpenOffice -
------------------------------------
En el cas d'actes redactades amb l'OpenOffice i que previsiblement hagen de ser consultades per usuaris de Word (per exemple, actes de Ple i Junta de Govern), caldrà emmagatzemar-les en el format "Microsoft Word 95 (.doc)" a més del format nadiu "Document de text de l'OpenOffice.org (.sxw)"
-----------------------------
- Accés a les actes -
-----------------------------
Tots els treballadors podrem llegir les actes guardades en l'estructura exposada abans.
Però només el propietari de l'acta, és a dir, l'usuari que l'ha guardada, podrà modificar-la i/o elimininar-la.